Bedrijfsprocessen ontwerpen (of aanpassen)
Globaal stappenplan:
1. Afbakening:
- bepaal welke producten en/of diensten het betreft
- Opmerking: gemakshalve staat er in het vervolg alleen product, maar dan wordt product en/of dienst bedoeld.
- wie verantwoordelijk is voor elk product
- bepaal betrokken managers voor stap 2
2. Bepaal per product de procesketens (business services):
- bepaal de triggers (interacties met de klant) van elk product
- Opmerking: een klant kan een interne of externe klant zijn
- elke trigger is het begin van een unieke procesketen (service)
- elke procesketen eindigt met een product/resultaat (voor de klant)
- wie verantwoordelijk is voor elke procesketen
- bepaal betrokken managers en gebruikers voor stap 3
- Opmerking: processen worden service gericht ontworpen; dat is klantgericht, praktisch, eenvoudig; elke 'trigger' vraagt om een reactie; elke procesketen is in principe een service
3. Bepaal per procesketen (service) de processtappen
- welke processtappen, acties en beslissingen, nodig zijn
- na elke processtap komt het proces in een volgende status; benoem deze status(sen)
- elke procesketen eindigt met een resultaat, een (tussen- of eind)product, dat toegevoegde waarde heeft voor de klant, of voor de eigen organisatie
4. Bepaal per processtap:
- WAT er bij elke processtap moet gebeuren
- welke ondersteunende applicatieservices nodig zijn
- volledig handmatig, handmatig met ondersteunende applicaties, volledig geautomatiseerd
- welke informatie/gegevens geraadpleegd en/of bijgewerkt worden
- aan welke wetten en regels voldaan moet worden
- aan welke prestatiecriteria voldaan moet worden
- Opmerking: het niet voldoen aan wetten en regels brengt risico's met zich mee. Voor de verdere uitwerking van risico's en maatregelen zie Risicomanagement
5. Beschrijf elke procesketen
- de samenhang van acties, beslissingen en informatiestromen is grotendeels al beschreven en gemodelleerd tijdens voorgaande stappen; nu wordt het HOE verder uitgewerkt
- nu is het zaak de specificaties af te ronden; meestal in de vorm van werkinstructies; bij voorkeur per procesketen (service)
- ...
Opmerking: bij voorkeur wordt een geavanceerd tool gebruikt (ARIS, Mavim, BizzDesign, Commant).
.
Maak uw processen LEAN:
-
Focus op de Klant
-
Vermijd verspilling
-
Continu verbeteren